Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä Pindora Oy:n ("Pindora") tuottamassa avainhallintapalvelussa ("Palvelu") sekä Pindoran roolia henkilötietojen käsittelyssä.

Palvelua käyttävä asiakas toimii lähtökohtaisesti rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, joita asiakas tai sen valtuuttamat käyttäjät tallentavat Palveluun. Pindora toimii näiden henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun. Asiakas määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet sekä vastaa rekisteröityjen informoinnista ja heidän oikeuksiensa toteuttamisesta. Pindora käsittelee henkilötietoja asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden ja asiakkaan kanssa tehdyn henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen mukaisesti.

Pindora toimii erikseen rekisterinpitäjänä omissa liiketoimintaprosesseissaan käsiteltävien henkilötietojen osalta, kuten sopimus-, laskutus- ja asiakkuuden hallintaan liittyvissä tiedoissa.

Pindora voi päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio julkaistaan Palvelussa tai Pindoran verkkosivuilla.

Päivitetty viimeksi 21.8.2026

1. Pindoran rooli ja yhteystiedot

Pindora Oy
Y-tunnus: 2790322-6
Uutiskatu 2, 00240 Helsinki, Suomi
Sähköposti: support@pindora.fi

Kun asiakas tallentaa Palveluun käyttäjien, avainten vastaanottajien, palauttajien tai muiden henkilöiden henkilötietoja, asiakas tai muu asiakkaan määrittämä taho toimii kyseisten tietojen rekisterinpitäjänä ja Pindora henkilötietojen käsittelijänä.

Jos asiakas käyttää Palvelua oman asiakkaansa tai muun rekisterinpitäjän puolesta, asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus käyttää Pindoraa henkilötietojen käsittelijänä ja että henkilötietojen käsittelylle on asianmukainen oikeusperuste.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tarkemmat tiedot kyseisen rekisterinpitäjän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä saa siltä organisaatiolta, jonka lukuun henkilötiedot on tallennettu Palveluun.

Pindora toimii rekisterinpitäjänä esimerkiksi Pindoran omien sopimus- ja laskutusyhteyshenkilöiden sekä Pindoran kanssa käytävään liiketoiminnalliseen yhteydenpitoon liittyvien henkilötietojen osalta siltä osin kuin kyseiset tiedot eivät kuulu asiakkaan lukuun käsiteltävään palveludataan.

2. Palvelussa käsiteltävät henkilötiedot

Palvelussa käsiteltävät henkilötiedot riippuvat siitä, miten asiakas käyttää Palvelua.

Asiakkaan lukuun käsiteltävät tiedot

• Ylläpitäjä- ja käyttäjätiedot: nimi tai sähköpostiosoite, käyttäjätunnisteet, salasanan tiiviste, kirjautumiseen ja kaksivaiheiseen tunnistautumiseen liittyvät tiedot, käyttäjäasetukset sekä muut Palvelun käyttöön liittyvät tiedot.
• Avainhallinnan kohdetiedot: kiinteistöjen, tilojen, avainten ja avainkaappien nimet, kuvaukset, tunnisteet, sijainti- ja yhteystiedot sekä integraatioihin liittyvät tunnisteet.
• Avainten luovutus- ja palautustiedot: luovutuksensaajan tai palauttajan nimi, yritys, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, allekirjoitus ja sen tekninen tarkiste, luovutukseen tai palautukseen osallistuvien henkilöiden tunnistetiedot, tapahtumien ajankohdat, noutopaikka ja nouto-ohjeet, luovutukseen liittyvä avain, tila ja kiinteistö, luovutusasiakirjojen sisältö sekä etäkuittauksen tila- ja aikaleimatiedot.
• Loki- ja audit-tiedot: kirjautumis-, virhe-, haku-, muutos-, avainluovutus-, palautus-, avainkaappi- ja tietoturvalokit, IP-osoitteet, aikaleimat, selaimen tai laitteen tekniset tiedot sekä muut järjestelmän tuottamat tekniset tapahtumatiedot.
• Viestintätiedot: sähköpostiosoitteet, salasanan palautukseen ja sähköpostivarmennukseen liittyvät kertakäyttöiset tunnisteet, viestien lähetys- ja tilatiedot sekä Palvelun käyttöön liittyvä viestintä.

Palvelun käyttötavasta riippuen tiettyjen henkilötietojen antaminen voi olla välttämätöntä esimerkiksi avaimen luovutuksen, palautuksen tai etäkuittauksen toteuttamiseksi.

Pindoran omana rekisterinpitäjänä käsittelemät tiedot

Pindora voi käsitellä omissa liiketoimintaprosesseissaan muun muassa asiakkaan yhteyshenkilön nimeä ja työyhteystietoja, sopimus- ja laskutustietoja sekä Pindoran ja asiakkaan välistä yhteydenpitoa koskevia tietoja.

3. Tietolähteet

Palvelussa käsiteltävät henkilötiedot saadaan pääasiassa:

• Palvelua käyttävältä asiakkaalta ja sen valtuuttamilta käyttäjiltä;
• henkilöltä itseltään esimerkiksi avaimen luovutuksen, palautuksen tai etäkuittauksen yhteydessä;
• Palvelun teknisestä käytöstä ja järjestelmän muodostamista tapahtumatiedoista; sekä
• Pindoran asiakas- ja tukiprosesseista siltä osin kuin Pindora toimii tietojen rekisterinpitäjänä.

4. Evästeet ja istunnot

Palvelu käyttää välttämätöntä istuntoevästettä, joka sisältää kirjautumis- ja tietoturvatoimintojen, kuten kaksivaiheisen tunnistautumisen ja lomakesuojauksen, edellyttämiä teknisiä istuntotietoja. Välttämätön eväste on tarpeen Palvelun käyttämiseksi.

Palvelussa ei oletusarvoisesti käytetä kolmannen osapuolen markkinointi- tai analytiikkaevästeitä. Jos tällaisia toimintoja otetaan käyttöön, niiden käytöstä ja sovellettavasta oikeusperusteesta kerrotaan erikseen.

5. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Pindora henkilötietojen käsittelijänä

Pindora käsittelee asiakkaan lukuun henkilötietoja Palvelun toteuttamiseksi. Käsittely voi käsittää muun muassa:

• avainten ja avainhallinnan kohteiden hallinnan;
• avainten luovutusten ja palautusten dokumentoinnin;
• sähköisten kuittausten ja luovutusasiakirjojen toteuttamisen;
• käyttäjien tunnistamisen ja kirjautumisen;
• raportoinnin ja audit-lokien ylläpidon;
• tietoturvan ja väärinkäytösten ehkäisyn;
• teknisen ylläpidon ja asiakkaan pyytämän vianselvityksen; sekä
• Palvelun käyttöön liittyvän asiakastuen.

Asiakas määrittää rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisen oikeusperusteen. Pindora ei määritä asiakkaan puolesta henkilötietojen käsittelyn oikeusperustetta.

Pindora käsittelee tietoja asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden ja tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisen henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen mukaisesti. Asiakkaan henkilötietoja ei käytetä Pindoran omien palvelujen kehittämiseen tai testaamiseen.

Pindora rekisterinpitäjänä

Siltä osin kuin Pindora käsittelee henkilötietoja omana rekisterinpitäjänään, käsittelyn tarkoituksena voi olla:

• asiakassuhteen ja sopimusten hallinta;
• laskutus ja kirjanpito;
• asiakkaan yhteyshenkilöiden kanssa tapahtuva viestintä;
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen; sekä
• Pindoran oman toiminnan ja tietojärjestelmien turvallisuuden varmistaminen.

Oikeusperusteena voi tilanteesta riippuen olla sopimus, lakisääteinen velvollisuus tai Pindoran oikeutettu etu asiakassuhteen hoitamiseen ja toimintansa turvallisuuden varmistamiseen.

6. Tietojen vastaanottajat ja alikäsittelijät

Pindora rajoittaa pääsyn henkilötietoihin henkilöihin ja palveluntarjoajiin, joille tietojen käsittely on heidän tehtäviensä vuoksi tarpeellista.

Keskeisiä Palvelussa käytettäviä alikäsittelijöitä ovat:

• UpCloud Oy (Suomi) – palvelinkapasiteetti ja Palveluun tallennettujen tietojen säilytys.
• Mailgun (Sinch Email) – Palvelun lähettämien sähköpostiviestien, kuten etäkuittauslinkkien, kertakäyttökoodien ja salasanan palautusviestien välittäminen Mailgunin EU-alueella.

Pindora käyttää muita alikäsittelijöitä asiakkaan kanssa sovittujen ehtojen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Pindora edellyttää alikäsittelijöiltään asianmukaisia sopimus-, salassapito- ja tietoturvavelvoitteita.

7. Kansainväliset siirrot

Palveluun tallennettu varsinainen palveludata säilytetään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella. Sähköpostin välityksessä käytetään Mailgunin EU-aluetta, jolloin viestidata käsitellään ja säilytetään EU:ssa.

Mailgun kuuluu Sinch-konserniin, jolla on yhtiöitä myös ETA:n ulkopuolella. Konsernin sisäiset tuki-, hallinto- tai muut vastaavat toiminnot voivat merkitä rajattua ja tapauskohtaista pääsyä henkilötietoihin ETA:n ulkopuolelta.

Tällaisiin henkilötietojen siirtoihin tai pääsyihin sovelletaan soveltuvin osin Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita, EU–US Data Privacy Framework -järjestelyä tai muuta sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista siirtomekanismia.

8. Tietojen säilyttäminen ja poistaminen

Asiakkaan lukuun käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään asiakkaan määrittämän tai asiakkaan kanssa sovitun ajan sekä niin kauan kuin tietojen käsittely on tarpeen Palvelun toimittamiseksi.

Sopimuksen päättyessä asiakkaan henkilötiedot palautetaan ja/tai poistetaan asiakkaan ohjeiden, henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen sekä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Varmuuskopioissa olevat tiedot poistuvat varmuuskopioiden normaalin kierron mukaisesti asiakkaan kanssa sovitulla tavalla.

Salasanan palautukseen, kaksivaiheiseen tunnistautumiseen ja muihin kertakäyttöisiin toimintoihin liittyvät tunnisteet vanhenevat automaattisesti, kun niitä ei enää tarvita.

Pindoran omana rekisterinpitäjänä käsittelemiä tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Esimerkiksi kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Kun henkilötiedot on tallennettu Palveluun asiakkaan lukuun, rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee ensisijaisesti osoittaa kyseiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä voi tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin olla oikeus muun muassa saada pääsy henkilötietoihinsa, pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä sekä käyttää oikeutta tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen.

Pindora avustaa rekisterinpitäjänä toimivaa asiakasta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa asiakkaan kanssa sovitulla tavalla.

Pindoran omana rekisterinpitäjänä käsittelemiä henkilötietoja koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen support@pindora.fi.

10. Tietoturva

Pindora suojaa henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näihin kuuluvat käsittelyn luonteesta riippuen esimerkiksi käyttöoikeuksien hallinta, salasanojen kryptografinen hajautus, kaksivaiheinen tunnistautuminen, lokitus, varmuuskopiointi, salatut tietoliikenneyhteydet, palvelinympäristön suojaaminen ja valvonta sekä henkilöstön ja alihankkijoiden salassapitovelvoitteet.

Henkilötietoihin pääsy rajataan henkilöihin, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

11. Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

12. Selosteen muutokset

Pindora voi päivittää tätä tietosuojaselostetta Palvelun, lainsäädännön tai henkilötietojen käsittelytapojen muuttuessa. Ajantasainen versio pidetään saatavilla Palvelussa tai Pindoran verkkosivuilla.